Egy iroda átalakítása önmagában is összetett feladat. Ha azonban a kivitelezés közben az üzletmenetnek, a kritikus folyamatoknak és a munkavállalók napi működésének is zavartalanul folytatódnia kell, a projekt már jóval túlmutat egy hagyományos fit-out megvalósításán. Az ESTON projektmenedzsment csapata egy közel 2 900 négyzetméteres budapesti vállalati központ kialakítása során pontosan ezzel a kihívással találkozott.

Kisebb terület, új működési modell

A projekt egyik legfontosabb üzleti célja az volt, hogy egy hazai KKV a korábbi, mintegy 4 500 négyzetméteres irodaterületéről közel 2 900 négyzetméterre konszolidálja működését.

A feladat ugyanakkor nem egyszerű területcsökkentést jelentett. Kisebb alapterületen kellett hatékonyabb, funkcionálisan gazdagabb, valamint a hibrid munkavégzéshez és a szervezet hosszú távú igényeihez jobban alkalmazkodó munkakörnyezetet létrehozni.

A hagyományos irodai struktúra helyett változatos használati lehetőségeket kínáló tér született. A nyitott munkaterületek mellett fókuszált munkavégzést támogató helyiségek, tárgyalók, kollaborációs zónák és közösségi terek jöttek létre. A kialakítást wellbeing- és rekreációs funkciók, többek között közösségi étkező, masszázsszoba, valamint pingpong- és csocsószoba egészítik ki.

Az eredmény egy kisebb, mégis sokoldalúbb iroda, amely különböző munkavégzési helyzeteket képes támogatni.

Átalakítás folyamatos üzleti működés mellett

Projektmenedzsment szempontból a legnagyobb kihívást az jelentette, hogy a kivitelezés egy folyamatosan működő üzleti környezetben zajlott. Az üzletmenet és a kritikus folyamatok egyetlen pillanatra sem állhattak le.

A projektet ezért több, egymásra épülő ütemben kellett megszervezni. Az ESTON projektmenedzsment csapata folyamatosan koordinálta az egyes területek felszabadítását és átadását, az ideiglenes és végleges belső költözéseket, a szervezeti egységek mozgatását, valamint a kivitelezési munkákat.

Az ütemezést minden esetben a napi működéshez kellett igazítani. Kiemelt figyelmet igényelt az adatbiztonság, a hozzáférések kezelése, valamint annak biztosítása, hogy a munkavállalók az átalakítás teljes időtartama alatt biztonságosan és zavartalanul végezhessék feladataikat.

„A projekt egyik legnagyobb kihívása az volt, hogy egy működő vállalati környezetet alakítottunk át úgy, hogy közben az üzletmenet egyetlen pillanatra sem állhatott le. Ez rendkívül pontos ütemezést, folyamatos koordinációt és gyors döntéshozatalt igényelt” – mondta Németh Dávid, az ESTON projektmenedzsment divíziójának operatív igazgatója.

A projektmenedzsment mint integráló szerep

Egy ilyen léptékű átalakítás során a projektmenedzsment feladata jóval több a határidők és feladatok nyomon követésénél. A projekt teljes időtartama alatt össze kellett hangolni az üzleti működés, a design, a műszaki megvalósíthatóság, az ütemezés, a költségkeret és a kivitelezés szempontjait.

A megrendelő, a tervező, a kivitelező és a projektmenedzsment között intenzív, sok esetben napi szintű együttműködés zajlott. A változó körülmények miatt számos részletet újra kellett gondolni, ezért folyamatos prioritásmenedzsmentre és gyors döntés-előkészítésre volt szükség.

A cél nem az volt, hogy minden eredeti elképzelés változatlan formában valósuljon meg, hanem hogy a projekt legfontosabb értékei: a funkcionalitás, a minőség, az emberközpontú kialakítás és a hosszú távú használhatóság a változó körülmények között is megmaradjanak.

Költségkontroll a projektérték megőrzésével

A megvalósítás időszakában további kihívást jelentett a volatilis EUR/HUF árfolyam, valamint az euróalapú anyag- és bútorköltségek változása. A projekt során ezért folyamatos költségmonitoringra, döntés-előkészítésre és value engineeringre volt szükség.

Több esetben alternatív műszaki megoldásokat, anyagokat, beszállítókat vagy részletképzéseket kellett megvizsgálni. A value engineering célja azonban nem egyszerűen a költségek csökkentése volt, hanem annak biztosítása, hogy a rendelkezésre álló költségkereten belül a lehető legnagyobb projektérték maradjon meg, miközben a design, a funkcionalitás és a minőség alapvető céljai nem sérülnek.

Meglévő elemek új szerepben

A fenntarthatóság a projekt során nem különálló elemként, hanem a tervezés és a megvalósítás egyik alapelveként jelent meg. A műszakilag és esztétikailag tovább használható elemeket lehetőség szerint megtartották és integrálták az új koncepcióba.

Ennek részeként meglévő üvegfalakat helyeztek át, korábbi bútorokat illesztettek az új térstruktúrába, több berendezési elem pedig új funkciót kapott. A csocsószobában például egy korábban is használt, karakteres lámpa vált az új tér egyik meghatározó részletévé.

A kialakításban emellett energiahatékony világítás, természetes fényt előtérbe helyező megoldások, növényzet és hosszú távon is adaptálható térstruktúra támogatja a fenntartható működést.

A siker mércéje: hosszú távon működőképes iroda

A projekt eredménye nem pusztán egy új iroda átadása. A valódi siker az eredeti üzleti cél megvalósítása: jelentősen kisebb területen egy hatékonyabb, rugalmasabb és funkcionálisan gazdagabb munkakörnyezet létrehozása.

Az elkészült iroda egyszerre támogatja a koncentrált munkát, az együttműködést, a közösségépítést és a regenerációt, miközben hosszú távon is képes alkalmazkodni a szervezet változó működéséhez.

A projekt jól példázza, hogy a tudatos projektmenedzsment nem csupán a megvalósítás koordinációját jelenti. Feladata, hogy a változó körülmények között is megőrizze a projekt legfontosabb értékeit, és az üzleti célokat működőképes, fenntartható és időtálló térbeli megoldássá alakítsa.